Como receber encomendas e pedidos agendados pela loja online

Encomenda pelo WhatsApp costuma ser assim: o cliente manda um áudio com a data, outro com o sabor, uma foto de referência e, dois dias depois, pergunta se ficou anotado. A data vai para o caderno, o caderno fica na cozinha, e a encomenda de sábado aparece na sua cabeça na sexta à noite.

Com o pedido agendado, o próprio cliente escolhe o dia e o horário no carrinho, dentro das regras que você define, e a encomenda aparece no painel na hora de preparar. Este guia mostra quem se beneficia, como configurar e como organizar a rotina.

Quem precisa de pedido agendado

• Doceria e confeitaria: bolo de aniversário, docinhos e salgados para festa, que precisam de dias de preparo.
• Flores, cestas e presentes: a entrega precisa chegar no dia certo, de preferência na hora certa.
• Café da manhã e almoço: o cliente pede à noite para receber cedo, ou deixa o almoço do dia seguinte pedido.
• Quem vende só por encomenda: a loja que não tem estoque pronto e trabalha com data marcada.
• Quem quer vender com a loja fechada: o cliente que entra na sua loja às 23h pode deixar o pedido para amanhã, em vez de ir embora.

O agendamento é do pedido, para receber ou retirar. Ele não serve para marcar serviço com hora, como banho e tosa ou corte de cabelo.

Duas formas de trabalhar

Em Dados da loja, você escolhe como a vitrine recebe os pedidos:

• Na hora ou agendado. No carrinho, o cliente escolhe receber o quanto antes ou agenda o dia e o horário. Com a loja fechada, ele ainda pode agendar.
• Só agendado (encomenda). Todo pedido da vitrine tem dia e horário. É o modo de quem trabalha só com encomenda.

Nos dois, a vitrine aceita o pedido agendado mesmo com a loja fechada. No modo padrão, Não aceitar, o pedido vai para a loja na hora e a vitrine só recebe pedido no horário de funcionamento.

Passo a passo para configurar

1. Acerte o horário de funcionamento e as folgas. Os horários oferecidos ao cliente ficam dentro do seu horário de cada dia e pulam os dias sem funcionamento, como feriados e folgas. Se o horário estiver errado, a agenda também fica.
2. Escolha a antecedência. É o tempo mínimo entre o pedido e o horário escolhido, de 30 minutos a 3 dias. Também é quando o pedido aparece para a equipe preparar.
3. Escolha até quando o cliente pode agendar. Só para hoje, até amanhã ou até 2, 3, 7, 14 ou 30 dias depois.
4. Escolha o tamanho das janelas. De 15 em 15 minutos, de 30 em 30 ou de 1 em 1 hora. O cliente escolhe uma janela, como “sábado, das 15h às 15h30”.

Qual antecedência escolher

A antecedência certa é o tempo que você precisa para preparar sem correria, contando a compra de ingredientes ou materiais. Alguns pontos de partida, para ajustar à sua rotina:

• Lanche, prato do dia, café da manhã: de 30 minutos a 2 horas.
• Flores e cestas: de 2 a 4 horas, ou 1 dia se você compra as flores sob encomenda.
• Docinhos e bolo simples: 1 dia.
• Bolo decorado e encomenda de festa: 2 ou 3 dias, o máximo do sistema.

Para encomendas que pedem ainda mais tempo, como um bolo de casamento, deixe isso claro na descrição do produto e combine com o cliente pelo WhatsApp antes de confirmar.

Sobre as janelas: 15 minutos funcionam para retirada no balcão; 30 minutos servem para a maioria das entregas; 1 hora dá folga para quem faz rota com vários endereços.

Como a encomenda aparece no painel

O pedido agendado não ocupa o quadro antes da hora. Ele fica na faixa Agendados, do mais cedo para o mais tarde, onde a equipe vê o que vem pela frente. Na hora de preparar, que é o começo da janela menos a antecedência, ele entra em Solicitados com o aviso sonoro, como qualquer pedido novo.

Um exemplo: com antecedência de 2 horas, o pedido para sábado das 15h às 15h30 entra em Solicitados no sábado, às 13h. Daí em diante, segue o caminho de sempre: ProduzindoEm separação, Enviados e, por fim, finalizado.

Na via impressa, o pedido sai com “AGENDADO” e o horário escolhido, para ninguém confundir com um pedido para agora.

Detalhes da encomenda pelo WhatsApp

Bolo tem escrita, flor tem cartão, festa tem tema. Para receber esses detalhes junto com o pedido, ligue o Pedido também no WhatsApp, em Dados da loja › WhatsApp e redes sociais. Depois de finalizar na vitrine, o cliente vê um botão que abre o WhatsApp da sua loja com o pedido já escrito, inclusive o horário agendado. Quem envia é o próprio cliente, que pode completar com a foto de referência.

Agenda cheia ou férias: pause as vendas

Lotou o fim de semana ou vai tirar uns dias? Use Pausar vendas, em Pedidos. Você escolhe o motivo, como férias ou muitos pedidos agora, e até quando: 30 minutos, 1 ou 2 horas, até a próxima abertura, até um dia escolhido, com até 90 dias, ou até alguém retomar. Pausada, a vitrine continua no ar mostrando o motivo e a hora da volta, mas não aceita pedido, nem agendado. No horário escolhido, as vendas voltam sozinhas.

Entrega ou retirada

A encomenda segue as mesmas regras de entrega da sua loja: o cliente escolhe entre receber nos bairros que você atende, com a taxa de cada bairrotaxa de cada bairro, ou retirar na loja, e o horário agendado vale para os dois.

O que ainda não dá para fazer

• Limite de pedidos por horário. A agenda não trava quando um horário enche. Fique de olho na faixa Agendados e pause as vendas quando a capacidade acabar.
• Agendar pelo Novo pedido. A encomenda que chega pelo telefone e é lançada pela equipe no Novo pedido não tem horário agendado. Para isso, mande o link da loja para o cliente agendar.
• Remarcar depois. O horário não muda depois que o pedido é feito. Se o cliente precisar trocar, combine pelo WhatsApp do card do pedido.

Checklist

• Horário de funcionamento e folgas conferidos.
• Modo escolhido: na hora ou agendado, ou só agendado.
• Antecedência igual ao tempo real de preparo.
• Até quando o cliente pode agendar e o tamanho das janelas.
• Pedido também no WhatsApp ligado, se as encomendas têm detalhes.
• Equipe olhando a faixa Agendados todo dia.
• Pausar vendas na mão quando a agenda lotar.

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